Assemblée Générale du 02 juin 2018

Compte rendu de l’Assemblée Générale annuelle du Club de l’Ile aux Dames qui s’est  tenue le samedi 02 juin 2018 à 11h dans la salle du Club. Bd. Folke Bernadotte 78230 Le Pecq.

 Ordre du jour :

1.    Rappel des faits marquants de l’année 2017

2.    Examen et approbation des comptes 2017

3.    Examen et approbation du budget 2018

4.    Renouvellement partiel du Conseil d'Administration

5.    Lecture du règlement et nouveautés

6.    Animations (Théâtre, fête de l’ile aux dames, pot de clôture)

7.    Questions / réponses

 Ce compte-rendu est conforme à la réalité  de ce qui  a été présenté et dit au cours de la réunion.

 

 Le Président                                          Le rapporteur                         

 Michel Vitrant                                             William De Montmarin

Personnes présentes ou représentées :

Mesdames ou Messieurs,  

De Montmarin, Magnac, Barlutin Larrieu, Chaumard, Vitrant, Trolard-Cassé, Liberge, Boulnois-Gaziot, Brousseau, Marolleau, Fallouey, Schlienger, Mc Laren, De La Roncière, Cugier, Leurent, Verrecehia, Delubac, Cramor, Yernaux, Boyer, Perret.

Préambule

Le Club de l’Île aux Dames est une association dite « loi 1901 » qui a été fondée en 1971. Il a pour but de promouvoir les sports ainsi que les activités de loisirs et culturelles, notamment la natation, la danse et l’éducation physique. A ce titre, il permet aux adhérents qui le peuvent, de bénéficier d’un remboursement partiel ou total des activités pratiquées au Club auprès des comités d’entreprise sur présentation de factures émises sur demande auprès du personnel de la piscine. 

 

Toutes les informations concernant le Club sont dans le blog à l’adresse www.resileauxdames.fr rubrique « Le Club ». 

 1 – Rappel des faits marquants de l’année 2017

  • Pas d’incident corporel
  • Bonne qualité de l’eau confirmée par les prélèvements de l’Agence Régionale de la Santé tout au long de la période d’ouverture. 
  • Crue de la Seine en janvier 2018

Contrairement à la dernière crue de juin 2016, cette dernière n’a pas eu de conséquence matériel notamment sur les pompes situées en dessous de Rhodes. Des travaux ont été effectués depuis afin de mieux canaliser l’eau de la Seine dans le local des pompes. La pompe d’évacuation de l’eau a également était remplacée.

  • Installation d’une échelle ergonomique

Dans un souci de toujours mieux sécuriser l’accès au bassin, le Club a acheté cette année un escalier pour les personnes à mobilité réduite, les personnes âgées et toute autre personne souhaitant avoir un accès au bassin facilité.

  • Modernisation de la cuisine

Dans le cadre du projet d’amélioration et de modernisation des locaux occupés par le Club, les meubles sous évier, la robinetterie et un réfrigérateur doivent être remplacés prochainement dans la cuisine.

  • Mise à disposition d’un poste de télévision dans la salle de réception

Un poste de télévision doit être installé dans la grande salle du Club. Il permettra de suivre des matchs de la coupe du monde de football. Grâce au don d’un résidant, des jeux vidéo seront également disponibles.

  • Recherche d’une fuite entre les filtres et les marches du petit bassin

Des recherches approfondies à l’aide d’une caméra et d’un sondage du sol a permis de localiser une fuite d’eau importante (80 m3 jour).  La copropriété attend les conclusions écrites de ces investigations avant d’entreprendre les travaux de réparation.

 2 - Présentation et approbation des comptes 2017

  • Résultat de l’exercice : 6519,50 € 

Budget prévisionnel : 2550€  soit + 3969 €.

 Recettes :   75 222 € Budget: 72 750 € soit + 2472 (+3.4%)

Cotisations « cabines » : 750 € Conformité par rapport au budget (3 cabines louées)

Cotisations piscines : 17 310 € Budget: 16000 € soit +1310  € (+8 %%)

201 cotisations adultes contre 160 en 2016 (+25%) les cotisations enfants (32) étant stables.  Hausse due essentiellement à une  bonne météo en début de saison favorisant les inscriptions.

Entrées journalières : 11 550 €  Budget: 8500 €  soit +3050 € (+35%) hausse  également due aux bonnes conditions climatiques 165 carnets contre 128 carnets  %)  en 2016 et 2015 (soit +29%) 

Location de la salle : 7112 €  Budget: 9000 €  soit -1888  (-20.9%). 7 locations contre 11 en 2016 et  recettes moindres qu’escompté pour les locations de la ville du Pecq

 

  • Dépenses : 68 702,50€ Budget: 69 320 € soit – 618  € (0.9%)

Consommables

- Eau : 908€  Budget: 880 € soit + 29 €(+3.3%)

- Electricité : 3203€ Budget: 3700 € soit -496 € (-13.4%).

- Achats de produits chimiques: 6327€ Budget: 8000 € soit -1673 €  (-20.9%).

Cette baisse s’explique entre autre par le fait qu’une commande de détergent n’a pas été nécessaire cette année.

- Analyse de l’eau : 605 €  Budget: 800 € soit -195 €  (-24.3%).

 

Globalement  les dépenses du poste de consommables sont en baisse de 17,4% par rapport au budget et 14.8% par rapport  aux dépenses engagées en 2016

 Equipement et entretien :

- Maintenance de l’aspirateur : 1 449 €  Budget: 1500€ soit -51€ (-3.4%).

- Ménage Club : 4320€ Budget: 4000€ soit +320€ (+8%).

- Achats divers : 4477€  dont dépense exceptionnelles de 2580 € pour l’escalier Budget: 2300€ soit +2177 € (+94.6%). Cette hausse  est due principalement à l’achat du nouvel escalier de piscine. En fait les dépenses normales de ce poste  soit 1897€  sont inférieures de 17% par rapport au budget (2300€)

 

Globalement, hors achat de l’escalier,  les dépenses d’équipement et d’entretien  soit 7666 € sont conformes au budget (7800€) et stable par rapport  aux dépenses engagées en 2016.

 

Personnel :

- Salaires : 24 386 € Budget: 25 700 € soit -1311€ (-5.1%).

- Charges sociales : 20 453 € Budget: 21 400 € soit -946€ (-4.4%).

Total : 44 842€.  Baisse  due à une bonne maîtrise de ce poste et à la diminution d’emploi hors saison.

 

Globalement avec un total de 44 842€.  Diminution de 2257 €  par rapport au budget, soit  une baisse de 4.8%  et de 3.8% par rapport  aux dépenses de personnel engagées en 2016

 

Dépenses diverses :

- Achats pour manifestations : 969€ Budget: 350€ soit +619 €

- Frais postaux/téléphone : 330€ Budget: 330€

- Prime assurances: 1128€ idem budget (1100 €)

- Impôts et taxes : 140€ idem budget

 Les comptes sont adoptés à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

 

3 - Présentation et approbation du budget 2018

 

RECETTES

- cotisations : 16000 € = moyenne des 5 dernières années

- carnets de tickets : 9000€(moyenne des 5 dernières années : 8665€).

- location de la salle : 7500€ en rapport avec la moyenne des 5 dernières années (7552).

 DEPENSES

- eau, électricité, ménage de la salle : basé sur une augmentation des tarifs de 2 %

- produits chimiques: en baisse cette année en partie du fait que des produits détergent n’ont pas été renouvelés. L’estimation de 2018 en tient compte + augmentation de 2%.

- achat divers : variable par définition. En baisse cette année compte non tenu de l’achat de l’escalier (1897€ contre 2252 en moyenne de 2015 à 2017). Base retenue 2500€  médiane entre 2015 : 2155 et 2016 : 2704

- frais de personnel : 46000 € à budget « chargé » équivalent pour le club, lesMaîtres-nageurs bénéficieront de la baisse des cotisations sociales au profit du salaire net.

 

Le budget est adopté à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

 4 - Renouvellement partiel du Conseil d'Administration.

 Rappel : L’Association est administrée par un conseil composé au minimum de six membres, élus pour trois ans par l’assemblée générale. Le renouvellement du conseil a lieu par tiers tous les ans. Les membres sortants sont rééligibles. Le conseil choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé des présidents, vice-président, secrétaire général et trésorier. Le bureau est élu pour un an.

Pas de changement dans la composition et l’organisation du Conseil d’Administration en 2018.

Résolution adoptée à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

5 – Lecture du règlement et nouveautés

 Pas de nouveautédans le règlement cette année. Les cotisations et les tickets « invité » restent au même prix.

Le règlement est à lire dans le local des maîtres-nageurs ou dans le blog de la résidence. 

Résolution adoptée à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

6 - Animations (Théâtre, fête de l’ile aux dames, pot de clôture)

 La fête de l’Île aux dames (Auberge Espagnole) aura lieu le dimanche 1er juillet à midi et le pot de clôture le dimanche  9 septembre au soir.

 A la rentrée de septembre, en plus de la danse et du fitness, une activité « éveil musical » pour les petits ainsi que des cours de Yoga seront également proposés. (Voir le blog www.resileauxdames » pour plus d’information.

 

7 – Questions / réponses

  •  Intervention de Monsieur Cugier afin de sensibiliser l’Assemblée Générale sur le risque que fait prendre, à la fois aux infrastructures de la piscine mais aussi aux usagers, les boulots situés en bord de piscine. En effet, ces arbres ont des racines peu profondes qui ne peuvent assurer la stabilité de ces derniers en cas de tempêtes ou de surcharge due aux branches. D’autre part, ces arbres sont plantés dans un sol sablonneux lui-même peu stable.

 Au nom de la copropriété, Monsieur Schlienger assure que ces arbres font l’objet d’une surveillance toute particulière avec un élagage régulier des branches. Nous convenons que cette question sera débattue en Conseil Syndical de copropriété et que les conclusions seront portées à la connaissance de tous les résidants.

  •  L’assemblée nous fait remarquer qu’un connifère en bord de piscine est particulièrement disgracieux suite à un récent élagage et propose de le supprimer.

 Michel Vitrant prend acte de la question mais fait remarquer que cet arbre est également très apprécié des plagistes car il apporte beaucoup d’ombre.

  •  Monsieur Cugier a constaté que l’entrée du Club, côté boulevard Folke Bernadotte, restait souvent allumée toute la nuit. Il propose de réguler l’éclairage par une horloge et de remplacer les ampoules par des Leds.

 

Michel Vitrant a également constaté ce problème et une solution sera proposée au prochain Conseil d’Administration du Club. Le remplacement des ampoules par des Leds est également à l’ordre du jour.

  •  Monsieur Cugier propose que le document sur le budget du Club et l’utilisation faite du « Forfait Locaux Commun »  soient portés à la connaissance des copropriétaires lors des Assemblées Générales de copropriété.

 

Monsieur Schlienger prend acte de cette demande.

  •  Monsieur Cugier demande de vérifier si nous avons l’obligation de savoir précisément qui est présent à la piscine en cas d’incident ?

 Michel Vitrant rappelle qu’étant une piscine privée de copropriété nous ne sommes pas tenus à cette obligation. Cependant et grâce à l’obligation faite aux adhérents de garder leur carte sur eux et aux invités de remettre un ticket mentionnant le nom de l’invité et de l’invitant, nous avons  la possibilité de connaître  le nom des personnes entrant à la piscine.

  •   Monsieur Mc Laren propose de prolonger la période d’ouverture de la piscine.

Michel Vitrant rappelle qu’une semaine avant l’ouverture, l’eau était à 16°C et cela malgré un soleil resplendissant. D’autre part, une fois la rentrée de septembre effectuée, l’ambiance générale n’est plus à la baignade et ne justifie pas une prolongation de l’ouverture pour quelques rares personnes qui ne se baigneront de toute façon pas dans une eau à 18°C (température de l’eau généralement constatée après le 10 septembre). 

Cette question avait fait l’objet d’une pétition en septembre dernier. Voici un extrait de la réponse faite à l’époque dans le blog par le Conseil d’Administration :

« Lors de l’Assemblée Générale de copropriété de 2014, les copropriétaires ont voté une augmentation significative du « Forfait Locaux Commun » afin de permettre au Club d’obtenir l’équilibre de son compte d’exploitation. En contrepartie, le Club a accepté de réduire à 15 semaines la période d’ouverture de la piscine afin d’assurer la maîtrise de ses dépenses. Les dépenses incompressibles (eau, électricité et produits chimiques et salaires et charges des maîtres-nageurs)  s’élèvent à environ 2800€ par semaine. Sur la base du nombre d’adhérent (216 en 2016), la répartition de ce surcoût signifie un supplément de cotisation de 40 € par adulte, ce qui porterait la cotisation des adhérents à 120€  (50 % d’augmentation!). Le Conseil d’Administration souhaite laisser le montant des cotisations au niveau actuel répondant ainsi au souhait de la majorité des résidants. »

Conseil d'Administration du 12 avril 2018

Compte rendu conseil d’administration du club de l’île aux dames du 12 avril 21018

Présents : André Liberge  - Catherine De La Roncière - Françoise Chaumard  - Jacques Sfiligoï –Michel Vitrant

Excusés : Jean-Paul Schlienger  - Marie-Elisabeth Perricourt

 

1 – Ordre du jour

  • Bilan financier du club.
  • Présentation du règlement intérieur et validation des cotisations piscine pour la saison 2018
  • Présentation d’un article à paraître dans le blog début mai
  • Impact de la réforme des cotisations sociales sur le salaire des MNS en 2018
  • Point sur les achats et maintenance de matériel durant l’intersaison
  • Point sur les travaux
  • Mise en concurrence des fournisseurs de produits chimiques
  • Point sur l’utilisation de la salle
  • Dates à retenir

2 – Bilan financier du club 

Le Club a dégagé pour l’exercice 2017 un bénéfice de 9099 €.

Les points marquants pour cet exercice sont :

-       Une forte baisse des recettes de la salle (-20,9 %) compensée par hausse importante des entrées journalières et des cotisations piscine (respectivement + 36% et +8%)

-       Une baisse de la masse salariale (un peu moins de 5%) et des consommables (exemple -20,9% pour les produits chimiques). Ces 2 postes représentent une part significative des dépenses du Club.

 3 – Présentation du règlement intérieur et validation des cotisations piscine

Nous avons différencié la partie règlement intérieur à destination de tous les utilisateurs de la piscine des cotisations, exclusivement réservée aux adhérents.

Le règlement intérieur sera publié dans le blog et affiché à l’entrée de la piscine.  

Les conditions d’adhésion et les cotisations seront publiées dans le blog et mis à la disposition des adhérents lors de leur inscription.

4 - Présentation d’un article à paraître dans le blog début mai

Un entretien avec Michel Vitrant (Président du Club) sera publié dans le blog début mai. Il répond à de nombreuses questions sur le fonctionnement du Club et sur les motivations qui poussent le Conseil d’Administration à proposer des solutions qui parfois peuvent paraître inadéquates pour certains résidents.

5 - Impact de la réforme des cotisations sociales sur le salaire des MNS

Afin de faire bénéficier les maîtres-nageurs (MNS) de la réforme des cotisations sociales décrétée par le gouvernement, les salaires sont à présents déclarés en brut et non en net au centre de chèque emploi associatif. Le résultat est une augmentation de l’ordre de 4% du salaire net des MNS, congés payés inclus.  

6 - Point sur les achats et maintenance de matériel durant l’intersaison

Afin de permettre un accès plus aisé au grand bassin, notamment pour nos ainé(e)s, le Club a acheté une échelle en acier inoxydable disposant d’une double main courante. Cette échelle dispose de larges marches antidérapantes et garantit un accès entièrement sécurisé au bassin. Coût de cet achat : 2580 €.

La maintenance de l’aspirateur a été comme chaque année réalisée nous assurant un fonctionnement optimal de l’appareil pour la saison. Coût de la maintenance : 1327 €

7 – Point sur les travaux à venir

7.1 – Pour le Club

-       Prévoir un nettoyage de la moquette et des fenêtres de la salle de réception.

7.2 - Pour la copropriété

-       Remplacement de la structure métallique autour des puits au niveau des filtres. Cette structure étant devenue trop dangereuse.

-       Remplacement d’une partie du carrelage des plages et fixation de l’escalier.

-       Installation d’un chauffage performant dans la salle de danse.

-       Remplacement du robinet et amélioration du circuit d’approvisionnement en eau des bacs produits (étudier la possibilité d’utiliser l’eau des filtres).

-       Changement de la serrure de la porte qui mène à la salle des machines (risque de se retrouver enfermé au sous sol).

8 – Mise en concurrence des fournisseurs de produits chimiques

Les produits chimiques pour le traitement de l’eau de la piscine représentaient un budget de 6327 € en 2017. Dans le cadre d’une optimisation des dépenses, nous mettons en concurrence la société UNIVAR (notre fournisseur actuel) avec les sociétés H2Eau, Bayrol et Ocedis afin d’obtenir un meilleur prix. Nous attendons les devis afin de prendre une décision.

9 – Point sur l’utilisation de la salle

Nous constatons un impact positif sur l’utilisation de la salle suite à l’article « Besoin d'espace, de matériel ? Avez-vous pensé au Club ? » publié dans la rubrique Information du blog. A ce jour, les locations ont rapportées 2177 € avec 4 locations pour des anniversaires ce qui représente un résultat encourageant à ce stade de l’année.

10 – Dates à retenir   

  • Prochaine Assemblée Générale du club : 26 mai à 10h30
  • Ouverture de la piscine du 26 mai au 09 septembre.
  • Fête de l’Île aux Dames le dimanche 01 juillet
  • Prochain Conseil d’Administration du Club : le jeudi  04 octobre à 18h00

Conseil d'Administration du 11 janvier 2018

Compte rendu conseil d’administration du club de l’île aux dames du 11 janvier 2018

Présents : André Liberge  - Catherine De La Roncière - Françoise Chaumard  - Jacques Sfiligoï – Jean-Paul Schlienger  - Marie-Elisabeth Perricourt - Michel Vitrant

 

1 – Ordre du jour

  • Bilan financier du club.
  • Gestion du personnel
  • Communication
  • Travaux d’entretien et d’investissement
  • Dates à retenir

2 – Bilan financier du club 

2.1 – Utilisation de la salle

A ce jour, le total des sommes recueillies pour les locations de la salle représente un peu plus de 7 000 € répartis selon le tableau ci-dessous.

Afin de valoriser ce patrimoine, le Conseil d’Administration  décide :

  • De publier un article dans le blog avec la description des différentes prestations ainsi que la grille tarifaire.
  • D’améliorer le chauffage dans la salle de réception pour un meilleur confort des utilisateurs.

2.2 – Compte d’exploitation 2017

La conjonction d’une forte hausse de la vente des entrées journalières (+36 %) et d’une baisse significative des dépenses pour l’achat de produits chimiques (-20%), des frais d’analyse de l’eau (-24%) et d’une baisse de l’ordre de 5% des frais de personnel permet de dégager un bénéfice de l’ordre de 8600 € (quelques factures restent à payer par le club à la copropriété pour clore définitivement l’exercice 2017).

Le Conseil d’Administration décide :

  • D’étudier la possibilité d’améliorer le confort des utilisateurs de la piscine en remplaçant une des échelles d’accès au grand bassin par un escalier plus ergonomique et surtout plus sécurisé pour les personnes en situation de handicap.
  • De transférer une partie des actifs vers un compte épargne.

3 – Gestion du personnel

Suite à une réunion de coordination avec Claude Degremont (responsable des employés de piscine), le Conseil d’Administration convient que pour aider les employés de piscine à obtenir les photos à mettre sur les cartes d’adhérent, un appareil photo sera mis à leur disposition.

Il n’est pas prévu de changement du personnel de piscine à court terme.

Les dates d’ouverture et des festivités de la saison 2018 doivent être envoyées à Claude afin qu’elle puisse rapidement établir le planning des employés de piscine.

Nicolas Langlois (employé de piscine) doit valider le cahier de maintenancede la piscineque Bernard  Leroy (responsable maintenance du site) est en train de créer.

4 – Communication

Un argumentaire papier doit être fourni par Jacques Sfiligoï aux employés de piscine afin de pouvoir apporter des réponses claires aux questions des utilisateurs. Il doit expliquer les conditions d’accès à la piscine et les réponses que le Conseil d’Administration y apporte pour satisfaire aux contraintes de sécurité et d’assurance auxquelles le club est soumis.

5 - Travaux d’entretien et d’investissement à prévoir

5.1 - Entretien

-       Remplacer les ampoules de la grande salle par des ampoules « basse consommation ».

-       Prévoir un nettoyage de la moquette de la salle de réception.

-       Remplacer quelques dalles de plafond.

-       Renvoyer l’aspirateur chez Mariner pour sa maintenance annuelle.

-       Continuer de vider le bureau.

5.1 – Investissement

-       Remplacer la structure métallique autour des puits au niveau des filtres. Cette structure étant devenue trop dangereuse.

-       Remplacer une partie du carrelage des plages.

-       Installer un chauffage performant dans la salle de danse.

-       Réparer les fenêtres qui ne s’ouvrent plus dans la salle de danse.

-       Remplacer le robinet et le circuit d’eau des bacs produits (étudier la possibilité d’utiliser l’eau des filtres).

-       Voir problème de pression sur le robinet situé à côté des filtres.

-       Changer la serrure de la porte qui mène à la salle des machines (risque de se retrouver enfermé au sous sol).

-       Vider complètement un ou deux filtres afin de déterminer s’il n’y a pas une fuite d’eau au niveau de la structure en béton (le coût des travaux est à partager entre le club et la copropriété).

-       Etudier la possibilité d’adapter un escalier pour accéder au grand bassin (l’achat serait pris en charge par le club).

6 – Dates à retenir   

  • Prochain Conseil d’Administration du Club : le jeudi  12 avril à 18h00
  • Prochaine Assemblée Générale du club : 26 mai à 10h30
  • Ouverture de la piscine du 26 mai au 09 septembre.
  • Fête de l’Île aux Dames le dimanche 01 juillet

Conseil d'Administration du 03 octobre 2017

Compte rendu conseil d’administration du club de l’île aux dames du 03 octobre 2017

Présents : André Liberge  - Catherine De La Roncière - Françoise Chaumard  - Jacques Sfiligoï – Michel Vitrant

Excusés : Marie-Elisabeth Perricourt - Jean-Paul Schlienger  

1 – Ordre du jour

  • Bilan de la saison piscine : Commentaires des utilisateurs, des MNS, des membres du CA.
  • Bilan financier du club.
  • Travaux à prévoir.

2 – Bilan de la saison piscine 

2.1 - Commentaires des maîtres-nageurs

 - Quelles sont vos impressions sur la saison qui s’achève ?

Saison réussie avec une bonne fréquentation malgré un mois d’août mitigé.

- Que faudrait-il améliorer ?

Garder les cartes adhérents comme avant afin de pouvoir mieux visualiser les nouveaux arrivants.

=>Réponse du Conseil : La décision de demander aux adhérents de garder leur carte avec eux permet d’anticiper le moment où les maîtres-nageurs actuels auront fait valoir leur droit à la retraite et que leurs remplaçants ne seront plus des familiers de la résidence et des résidants.

2.2 – Commentaire des utilisateurs

Quelques résidants ont été surpris par une fermeture à 20h en août. D’autres réclament un allongement de la période d’ouverture de mi-mai à mi-septembre avec une augmentation des cotisations si nécessaire. 

=>Réponse du Conseil : Dans un esprit d’équilibre, nous avons instauré une fermeture plus tardive de mai à juillet pour pouvoir profiter durablement de la piscine après le travail. En août et septembre, période de vacances et où les jours raccourcissent, nous favorisons les personnes qui préfèrent profiter de la piscine plus tôt en matinée. 

Augmenter la période d’ouverture de 3 semaines impliquerait une augmentation significative des cotisations, ce que nous ne souhaitons pas. D’autre part, une analyse des températures sur les 10 dernières années démontre la pertinence de la période d’ouverture actuelle. 

2.3 – Rencontre avec le président du Club de la copropriété Montval de Marly-Le-Roi.

Afin de comparer les différents modes de fonctionnement des piscines de résidence, nous avons, Jacques Sfiligoï et Michel Vitrant, rencontré Mr Fravelle, président du Club de la résidence Montval de Marly-Le-Roi.

A la résidence Montval 400 appartements peuvent accéder aux espaces d’animation. Elle possède une piscine avec un bassin de 25 m et plusieurs courts de tennis. Le Club, qui n’a pas comme nous le statut d’association loi 1901, est géré directement par le Syndic. L’intégralité des frais liés à la piscine et au tennis est intégrée dans les charges de copropriété. L’accès à ces activités est donc libre mais exclusivement réservé aux résidants. Chaque résidant adulte a droit à 2 invités et les adolescents à 1 invité. Chaque invité doit impérativement être accompagné du résidant invitant. Le maître-nageur assure uniquement la surveillance des bassins et des entrées. La maintenance et le nettoyage de la piscine et des tennis sont assurés par une société extérieure. La période d’ouverture est comme nous de 15 semaines mais de mi-juin à mi-septembre.

3 - Bilan financier du club.

L’excellente météo en juin et juillet nous a permis d’enregistrer un montant des cotisations de + 8,1% supérieur à notre budget et une vente des tickets invité de + 35,8% par rapport au budget. Nous constatons une baisse significative des locations de la salle (environ –2000 € par rapport à la moyenne de ces dernières années). A ce jour et contenu des dépenses engagées, le résultat est positif et la trésorerie du Club reste saine.   

4 – Gestion des locaux

4.1 – Accueil de la section Gym suédoise au Club

Nous avons reçu un courrier de remerciement de la part de madame le maire du Pecq pour la location de la salle du Club permettant ainsi d’accueillir le Club sportif municipal du Pecq, section Gym Suédoise.

4.2 – Contrat entre le Club et STUDY

Un contrat a été établi entre le Club et notre partenaire Study.

5 - Travaux à prévoir

Grande salle : Remplacement du chauffage d’appoint, à bain d’huile, par un chauffage plus performant de type convecteur. Remplacement des lampes par des ampoules « basse consommation ». Remplacer quelques dalles de plafond. Vider le bureau.

=>Réponse du Conseil : A.Liberge demande à EDIVA s’il y a un risque électrique à mettre 2 radiateurs de 4 KW dans la salle.

Petite salle : Les radiateurs ne fonctionnent plus (vanne à ouvrir ?) – Prévoir un chauffage supplémentaire pour l’hiver. Les fenêtres de s’ouvrent plus. Les néons sont bruyants (à remplacer).

=>Réponse du Conseil : A.Liberge prend en charge, au nom de la copropriété, l’ensemble de ces travaux.

Piscine : Robinet et tuyau des bacs produits à changer (étudier la possibilité d’utiliser l’eau des filtres). Plus de pression au robinet situé à côté des filtres. Changer la serrure de la porte qui mène à la salle des machines (risque de se retrouver enfermé au sous sol).

=>Réponse du Conseil : A.Liberge prend en charge, au nom de la copropriété, l’ensemble de ces travaux.

6 – Dates à retenir   

  • Prochain Conseil d’Administration du Club : le jeudi  11 janvier à 18h00
  • Pot de l’amitié le samedi / dimanche 21 janvier à 19h00

Assemblée Gle du 20 mai 2017

CLUB DE L'ILE AUX DAMES                                   Le Pecq, le 20mai 2017

 Compte rendu de l’Assemblée Générale annuelle du Club de l’Ile aux Dames qui s’est  tenue le samedi 20 mai 2017 à 11h dans la salle du Club. Bd. Folke Bernadotte 78230 Le Pecq.

 Ordre du jour :

  1. Rappel des faits marquants de l’année 2016

  2. Examen et approbation des comptes 2016

  3. Examen et approbation du budget 2017

  4. Renouvellement partiel du Conseil d'Administration

  5. Lecture du règlement et nouveautés

  6. Animations (Théâtre, fête de l’ile aux dames, pot de clôture)

  7. Questions / réponses

    Ce compte-rendu est conforme à la réalité  de ce qui  a été présenté et dit au cours de la réunion.

 Le Président                                                                          Le rapporteur

Michel Vitrant                                                                        Jacques Sfiligoï

Personnes présentes ou représentées :

Mesdames et Messieurs

Seven / Doussot, Deniau, Boyer, Magmac, Jean-Noël, Chaumard, De Saint Méloir, Allanche, Levasseur, Schutz, Sfiligoï, Perricourt, Liberge, Brousseau, De La Roncière, Desavis, Zhan, Lobmillet, Mc Laren, Perret, Marrer, Grenet, Boulnois Gaziot, Vitrant.

Préambule

Le Club de l’Île aux Dames est une association dite « loi 1901 » qui a été fondée en 1971. Il a pour but de promouvoir les sports ainsi que les activités de loisirs et culturelles, notamment la natation, la danse et l’éducation physique.A ce titre, il permet aux adhérents qui le peuvent, de bénéficier d’un remboursement partiel ou total des activités pratiquées au Club auprès des comités d’entreprise sur présentation de factures émises sur demande auprès du personnel de la piscine. 

 Toutes les informations concernant le Club sont dans le blog à l’adresse www.resileauxdames.fr rubrique « Le Club ». 

 1 – Rappel des faits marquants de l’année 2016

  • Le décès de Michel Pesneau a qui nous rendons un hommage appuyé à l’occasion de cette Assemblée Générale. Sa disparition nous fait prendre conscience qu’il était important de créer des binômes pour assurer la continuité de gestion des 4 domaines majeurs du Club:

    • Le personnel

    • La comptabilité

    • La salle et ses occupants

    • Les travaux                    

      Chaque binôme doit être capable de reprendre les activités liées à son domaine à tout moment ce qui impose que ces dernières doivent être documentées et partagées. 

      D’autre part dans le but de clarifier la répartition des dépenses entre la copropriété et le Club, il est convenue que :

    • Les dépenses d’investissements sont à la charge de la copropriété (exemple : remplacement de pompes, travaux de maçonnerie, etc.. )

    • Les dépenses de fonctionnement sont à la charge du Club (exemple : achat de produits chimiques, salaires du personnel..).

  • L’inondation du sous-sol de Rhodes en juin. La crue de la Seine a provoqué l’inondation du sous-sol de Rhodes avec pour conséquence, la destruction des deux pompes d’alimentation des bassins de la piscine. Les pompes ont été réparées et remboursées par l’assurance. L’alimentation électrique des pompes doit être modifiée après la fermeture de la piscine. Cette modification a pour objectif de mieux sécuriser l’alimentation électrique des pompes en cas de crue.
  • Le décès de Michel  Bonduelle, membre fondateur de la troupe de théâtre de la Compagnie du Chat. Michel appréciait de pouvoir se produire au Club une à deux fois par an. Nous le regrettons et espérons que la Compagnie du Chat continuera ses représentations au Club.  

 2 - Présentation et approbation des comptes 2016

Résultat de l’exercice : +1818 €

Recettes :   71 380 € soit 1630 € (+2.3%) de plus qu’au budget.

  • Cotisations « cabines » : 750 € en conformité par rapport au budget (3 cabines louées)

  • Cotisations piscines : 14 080 € soit 1920 € de moins que ce qui était prévu au budget (-12%). Cela représente 160 cotisations adultes et 32 cotisations enfants. Baisse due probablement à la mauvaise météo en début de saison.

  • Entrées journalières : 8960 € soit 1960 € de plus que ce qui était prévu au budget (+28%). 128 carnets ont été vendus soit le même nombre qu’en 2015

  • Location de la salle : 9035 € soit 1535 € de plus que ce qui était prévu au budget (+20.4%).

  • Recettes diverses : 55 €

    Dépenses : 69 561 € soit 2061 € (+3%) de plus qu’au budget.

  • Eau : 859 € soit 59 € de plus que ce qui était prévu au budget (+7.9%) mais  consommation en baisse de 9% par rapport à 2015

  • Electricité : 3609 € soit 609 € de plus que ce qui était prévu au budget (+20%). Le budget était sous-estimé. L’augmentation par rapport à 2015 est de 2.8%.

  • Achats de produits chimiques: 7732 € soit 732 € de plus que ce qui était prévu au budget (+10.4%). L’augmentation par rapport à 2015 est de 3.6% car nous avons décidé de ne plus déduire les stocks de nos résultats.

  • Achats de prestations : 775 € soit 425 € de moins que ce qui était prévu au budget (-35.4%). Cette rubrique concerne essentiellement les analyses de l’eau et les factures Air Liquide.

  • Ménage Club : 3744 € soit 256 € de moins que ce qui était prévu au budget (-6.4%).

  • Achats de matériel : 1256 € soit 456 € de plus que ce qui était prévu au budget (+36%).Cette rubrique concerne l’achat de fournitures de bricolage, des produits d’entretien et des parasols nouvellement installés en 2016.

  • Achats divers : 1488 € soit 448 € de plus que ce qui était prévu au budget (+48%). Cette rubrique concerne l’impression des tickets, l’achat des fournitures de bureau  mais également de  bricolage. Les 2 rubriques « Achat de matériel et achats divers » seront cumulées dans le prochain budget.

  • Entretien-réparation : 1200 € soit 2800 € de moins que ce qui était prévu au budget (-70%). Les dépenses d’investissement sont maintenant payées intégralement par la copropriété. Seule la maintenance de l’aspirateur reste à la charge du Club.

  • Achats pour manifestations : 345 € soit 155 € de moins que ce qui était prévu au budget (-31%).

  • Travaux : 0 €  Les dépenses d’investissement sont maintenant payées intégralement par la copropriété.

  • Aménagement-décoration : 305 €

  • Frais postaux : 336 €

  • Prime d’assurance : 1113 € idem budget

  • Impôts et taxes : 140 € idem budget

  • Frais de personnel (salaires et charges sociales) 46652 € soit 3652 € de plus que ce qui était prévu au budget (+8.5%). Les salaires et charges sont à présents intégralement pris en charge par le Club. 

Les réserves du club qui étaient de 19936 € au 1er janvier 2016 sont de 21294 € au 1er janvier 2017.

Les comptes sont adoptés à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

 3 - Présentation et approbation du budget 2017

Ce budget a été  établi compte tenu des recettes et dépense réelles des 4 derniers exercices cf tableau

Recettes : 72 650 €  en progression de 2% par rapport à 2016.

Nous espérons un bon niveau des cotisations et des locations de la salle.

 - Cotisation « cabines » : 750 €  inchangé (3 cabines)

- Cotisation piscine : 16 000 € (cf  exercice 2014 : 16 200 €, 2015 : 16 840 €)

- Entrées journalières : 8400 €  soit 120 carnets

- Location de la salle : 9000 € 

 Dépenses : 70 200 € en hausse de 1.5%

  •  Dépenses de fonctionnement :

- Eau : 880 €  augmentation de 2% (pour mémoire 2016 : 859 €)

- Electricité : 3700 €  augmentation de 2.7% (2016 : 3609 €, +2.8%)

- Produits chimiques : 8000 € augmentation 3%  (2016 : 7732 €,  +3.60%)

- Analyses de l’eau : 800 € (2016 : 775 €)

  •  Dépenses d’équipement et d’entretien :

- Manifestations : 350 €  (idem 2016) 

- Achats divers : 2300 € (moyenne sur 4 années : 2145 €)

- Maintenance aspirateur: 1500

- Ménage Club : 4000 €  (idem 2016) 

  •  Dépenses de personnel :

 - Salaires : 25700 €

 - Charges sociales : 21400 €

 Soit un total de 47100 € basé sur une augmentation de 1%

  •  Dépenses diverses :

- Manifestations : 350 €  (idem 2016) 

- Télécom : 330 €

- Assurances : 1100 €  (inchangé depuis 2012)

- Taxes : 140 € (inchangé depuis 2012)

 Réserve attendue (Recettes – Dépenses) = 2450 € 

Le budget est adopté à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

 4 - Renouvellement partiel du Conseil d'Administration.

 Rappel : L’Association est administrée par un conseil composé au minimum de six membres, élus pour trois ans par l’assemblée générale. Le renouvellement du conseil a lieu par tiers tous les ans. Les membres sortants sont rééligibles. Le conseil choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé des présidents, vice-président, secrétaire général et trésorier. Le bureau est élu pour un an.

Merci à Madame Josette PERRET qui après de nombreuses années consacrées au Club, a souhaité quitter le Conseil d’Administration du Club. Elle est remplacée par Catherine DE LA RONCIERE qui aura pour suppléante Françoise CHAUMART.

Marie-Elisabeth PERRICOURT prend en charge la comptabilité. Jacques SFILIGOÏ devient son suppléant.

 Bienvenue à Catherine, Marie-Elisabeth et à Françoise qui rejoignent donc le Club.

  

Résolution adoptée à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

5 – Lecture du règlement et nouveautés

Toute personne contribuant au maintien du patrimoine commun représenté par le club et prenant en charge les frais d’investissement au travers du « forfait locaux commun » est membre du club de l’île aux dames c’est-à-dire tous les résidants (propriétaires ou locataires) à l’exception des personnes occupant une buanderie.

 Les adhérents du club sont les personnes qui ayant pris connaissance du règlement intérieur du club et payées une redevance servant à prendre en charge les frais de fonctionnement peuvent accéder à la piscine.

 Un membre du club peut adhérer pour lui-même ou pour quelqu’un de sa famille (ascendant ou descendant).

Un adhérent du club peut inviter une personne ne résidant pas à l’île aux dames c’est-à-dire prendre sous sa responsabilité.

 La piscine du domaine de l’Île aux dames est une piscine privée. A ce titre, elle est soumise aux mêmes règles d’hygiène et de contrôle de l’eau qu’une piscine public cependant, elle n’a pas les mêmes obligations:

  • La baignade n’est pas surveillée
  • Les enfants doivent être obligatoirement accompagnés d’un adulte
  • Elle n’est accessible qu’aux adhérents et à leurs invités
  • Les invités sont sous la responsabilité de l’adhérent invitant

C’est deux derniers points rendent nécessaire un contrôle des personnes entrant sur le site et de l’identification des personnes responsables.  

 Il existe 2 catégories d’invités que nous appellerons:

  • Le premier cercle représenté par la famille, les amis et les proches. Ils peuvent entrer à la piscine après avoir donné un ticket avec le nom de l’adhérent au personnel sur place. L’accès est gratuit pour les enfants de moins de 8 ans sur présentation de la carte adhérent de l’invitant.
  • Le second cercle composé de connaissances à qui un adhérent a vendu ou donné des tickets. Ils peuvent entrer à la piscine après avoir donné au personnel sur place un ticket, avec le nom de l’adhérent, par personne et ce quel que soit son âge.

Résolution adoptée à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

6 - Animations (Théâtre, fête de l’ile aux dames, pot de clôture)

La fête de l’Île aux dames (Auberge Espagnole) aura lieu le dimanche 25 juin à midi et le pot de clôture le dimanche  10 septembre au soir.

 7 – Questions / réponses

 Question de Madame Helene Samier

Bonjour. Qu'en est-il pour une nounou qui au titre de son travail, emmène les enfants à la piscine? Elle n'est pas à proprement parler une invitée, doit-elle forcément donner un ticket?

La nounou peut entrer à la piscine après avoir donné un ticket avec votre nom d’adhérent au personnel sur place. L’accès est gratuit pour les enfants de moins de 8 ans sur présentation de votre carte adhérent que vous aurez également remis à votre nounou.

 Question de Madame Helene Samier

Il est très décevant pour les personnes qui travaillent à Paris de ne pas pouvoir profiter de la piscine. Une ouverture jusqu’à 20h serait un minimum.

Les périodes d’ouverture de la piscine sont de :

 

Mai

Juin

Juillet

Août

Septembre

Semaine

11h à 20h

11h30 à 20h30

11h30 à 20h30

11h à 20h

13h à 20h

Weekends et jours fériés

11h à 20h

11h à 20h

11h à 20h

11h à 20h

13h à 20h

 Vous pourrez par conséquent profiter pleinement de la piscine cet été.

Conseil d'Administration du 27 avril 2017

Compte rendu conseil d’administration du club de l’île aux dames du 27 avril 2017

Présents : Catherine De La Roncière - Jacques Sfiligoï – Jean-Paul Schlienger  -Josette Perret  – Michel Vitrant

Excusés : André Liberge  - Marie-Elisabeth Perricourt

1 – Ordre du jour

  • Résultats de l’exercice 2016 et proposition de budget 2017

  • Gestion de la salle

  • Proposition de règlement intérieur de la piscine 2017

  • Point sur les travaux

  • Renouvellement partiel du Conseil d’administration 

  • Dates à retenir

2 – Résultats de l’exercice 2016 et proposition de budget 2017

2.1 - Résultat de l’exercice : 1818 €  pour une prévision de 2280€  soit une différence de 431 €.

Ce  résultat  est inférieur à ceux des trois derniers exercices (respectivement 2058 € pour 2013, 2003€ pour 2015 et 3538 pour 2015). En réalité il s’agit d’un résultat plus que positif  car il est réalisé cette année sans la « participation » de la copropriété. En il n’y a pas eu de remboursement par la copropriété de la quote-part sur les salaires et charges sociales comme pour les exercices 2013 et surtout  2014 et 2015 qui auraient été déficitaires (Cf tableau n°1) 

 

Recettes :   71 380€,  soit + 1630€ par rapport au budget (+2.3%). A noter ce résultat est identique à la moyenne des trois derniers exercices

 

Dépenses : 69 561€ , soit +2061€ ;   +3% par rapport au budget (67500€)

Maîtrise des dépenses à relativiser toute fois car il n’y pas eu de panne sérieuse ou de dépenses imprévues.

 

     2.2 - Proposition de budget 2017

 

Recettes : 72 750€, soit une progression de 2% par rapport à 2016 en pariant notamment sur un volume de cotisation « normal » et une bonne location de la salle.

 

Dépenses : 70 200€, soit une hausse de 1.5%

 

3 – Gestion de la salle

Catherine De La Roncière a rendez-vous avec Madame Julia Crelot (responsable Sport-jeunesse de la ville du Pecq) le mercredi 3  mai à 18h30.  

4 – Proposition de règlement intérieur de la piscine

Le Conseil d’Administration ayant décidé, pour des questions de sécurité et d’assurance, d’améliorer la visibilité sur la responsabilité des personnes accédant à la piscine, le règlement intérieur de la piscine a été partiellement modifié.

Les modifications portent sur 2 points :

  • Les cartes des adhérents devront être conservées par les baigneurs et non déposées au club comme il était coutume de la faire.

  • L’accès gratuite à la piscine pour les enfants nés entre 2009 et 2015 sera conditionné par la présentation de la carte adhérent de l’adulte accompagnant. A défaut ces derniers devront remettre un ticket invité portant le nom de l’adhérent invitant.  

5 – Point sur les travaux

5.1 – Travaux d’investissement (frais imputés à la copropriété)

  • Les fissures sous l’escalier ont été rebouchées

  • La peinture des bacs / filtres est terminée

  • L’entreprise PINA a démarré  les travaux de réparation des carrelages des plages

  • La modification de la manivelle du treuil servant à la mise à l’eau de l’aspirateur est en cours (Pereira)

Reste à faire :

  • L’achat de planches pour couvrir les puits (les anciennes étant devenues trop fragiles)

  • La vérification de l’alimentation en eau froide des douches

  • La modification de l’alimentation des pompes sous Rhodes (EDIVA)

5.2 – Travaux de fonctionnement (frais imputés au Club)

  • L’impression des cartes adhérents 2017

  • La commande des pochettes plastiques pour les cartes adhérents

  • La commande d’un masque à oxygène pour les enfants

Reste à faire :

  • La commande de produits pour le traitement de l’eau

  • La mise en place d’une poubelle supplémentaire côté filtres

6 – Renouvellement partiel du Conseil d’Administration

Madame Josette PERRET après s’être consacrée au Club depuis le début des années 1990 ne souhaite pas  renouveler son mandat lors de la prochaine Assemblée Générale du Club.  Catherine DE LA RONCIERE prend en charge la gestion de la salle. Michel VITRANT sera son suppléant en attendant l’arrivée d’un(e) remplaçant( e).

Madame Marie-Elisabeth PERRICOURT intégrera le Conseil d’Administration lors de la prochaine Assemblée Générale pour prendre en charge la comptabilité du Club. Ses compétences juridiques nous seront également d’un grand secours.

7 – Dates à retenir

  • Prochain Conseil d’Administration du Club : le jeudi 27 avril à 17h30

  • Assemblée Générale du Club : le samedi 20 mai à 11h00

  • Ouverture de la piscine : le samedi 27 mai à 11h00

  • Fête de l’Île aux dames : le dimanche 25 juin à partir de 12h00 et non le 2 juillet comme il était initialement prévu.

  • Fermeture de la piscine : le dimanche 10 septembre à 20h00

Conseil d'Administration du 19 janvier 2017

Compte rendu conseil d’administration du club de l’île aux dames du 19 janvier 2017

Présents : André Liberge  - Catherine De La Roncière - Jacques Sfiligoï – Jean-Paul Schlienger  -Josette Perret  – Michel Vitrant

Invitées : Marie-Elisabeth Perricourt – Claude Degremont

1 – Préambule

Nous remercions Claude Degremont d’avoir accepté notre invitation à la première partie de notre réunion afin de valider la nouvelle organisation que nous souhaitons mettre en place cette année afin de mieux gérer la sécurité et le suivi des enfants de moins de 8 ans entrant à la piscine.

Nous remercions l’ensemble du personnel de la piscine pour leurs bons vœux que nous partageons.

Le président remercie tous les membres du Conseil d’Administration pour avoir formalisé par écrit leurs activités afin de faciliter la reprise « au pied levé » de ces dernières en cas de nécessité.   

2 – Ordre du jour

  • Modification du règlement de la piscine pour 2017

  • Salaire des maîtres-nageurs

  • Point sur les travaux

  • Utilisation de la salle

  • Compte d’exploitation pour l’exercice 2016

  • Dates à retenir

2.1 - Modification du règlement de la piscine pour 2017

Pour répondre à la demande des adhérents, la plage d’ouverture de la piscine en septembre sera de 13h00 à 20h00 (au lieu de 19h00).  

Nous souhaitons, pour des raisons de sécurité, que chaque enfant de moins de 8 ans, pénétrant dans la piscine, soit sous la responsabilité d’un adulte référent, résidant de l’Île aux Dames ou affilié à un résidant de l’Île aux Dames. Comme il est écrit dans le règlement : «Les invités sont placés sous la responsabilité d’un invitant (un référent) qui se porte garant …du respect du règlement intérieur de la piscine ».  A ce jour cela ne concerne que les personnes porteuses d’un ticket invité, les enfants de moins de 8 ans échappent à cette règle.

Nous proposons de rendre obligatoire la présentation d’un ticket invité, sur lequel le nom d’un référent doit impérativement être inscrit, pour les enfants de moins de 8 ans lorsque l’adulte accompagnant ne sera pas en mesure de présenter une carte adhérent. Cette modification impose que toute personne, à jour de sa cotisation, devra conserver sa carte adhérent sur lui et non la déposer au local des maîtres-nageurs comme il était de coutume de le faire jusqu’à présent.

La modification du règlement est acceptée par l’ensemble des membres du Conseil d’Administration ainsi que des maîtres-nageurs représentés par Madame Claude Degremont.

Cette modification fera l’objet d’une communication plus détaillée pour l’ensemble des résidants d’ici à l’ouverture de la piscine.

2.2 - Salaire des maîtres-nageurs

Afin de rendre hommage au travail du personnel de la piscine en termes de qualité et d’assiduité, le Conseil d’Administration décide que malgré une inflation de 0,2% en moyenne sur les 12 mois de l'année 2016 et nulle en 2015 nous octroyons une hausse des salaires de 0,6% en 2017.

2.3 – Point sur les travaux

Comme chaque année, la maintenance du robot est en cours pour un montant de 1442 €. Dans le cadre de la veille technologique, la Sté MARINER se propose de nous faire une démonstration de son dernier robot en mai ou en septembre.

Le devis de peinture de 1943 € reçu pour la peinture des filtres doit être remis par André Liberge à SIGERC pour paiement et commande.

Rappel important quant à la répartition des charges entre le Club et la copropriété :

  • Le Club prend en charge les dépenses de fonctionnement (exemples : salaires du personnel, maintenance du robot, factures EDF, nettoyage de la salle, etc…).

  • La copropriété prend en charge les dépenses d’investissement (exemples : travaux de maçonnerie et d’électricité, remplacement des pompes, travaux de rénovation, etc…).  

2.4 – Utilisation de la salle

La représentation théâtrale du 3 novembre par la Compagnie du Chat a connu un franc succès. Etant dans l’incapacité de trouver une date commune, nous n’avons pas pu répondre favorablement à la Compagnie du Chat pour une présentation de leur nouveau spectacle en février. La Compagnie du Chat sera en représentation  début mars au « Quai 3 ». Nous ne manquerons pas de promouvoir largement ce spectacle via le blog.

Suite à la fermeture pour un an du gymnase Villeneuve, l’association gymnastique de la ville du Pecq nous demande s’il est possible de louer nos locaux. Josette et Catherine doivent étudier le besoin de cette association et faire une proposition commerciale.

2.5 – Compte d’exploitation 2015

Nous tenons à remercier Marie-Elisabeth et Jacques pour le travail considérable qu’ils ont accompli pour établir le compte d’exploitation du club après le décès de Michel Pesneau.

A ce jour et en attente de factures EDF encore en possession de SIGERC, le Club a dégagé en 2016 un bénéfice de 3900 €. Nous rappelons qu’en accord avec la copropriété, les bénéfices éventuels du Club serviront à payer le remplacement du robot lorsqu’il sera nécessaire de le faire sans devoir faire appel aux copropriétaires.

2.6 – Dates à retenir

  • Prochain Conseil d’Administration du Club : le jeudi 27 avril à 17h30

  • Assemblée Générale du Club : le samedi 20 mai à 11h00

  • Ouverture de la piscine : le samedi 27 mai à 11h00

  • Fête de l’Île aux dames : le dimanche 02 juillet à partir de 12h00

  • Fermeture de la piscine : le dimanche 10 septembre à 20h00

Conseil d'Administration du 06 octobre 2016

Compte rendu conseil d’administration du club de l’île aux dames du 06 octobre 2016

Présents : André Liberge  - Catherine De La Roncière - Jacques Sfiligoï – Josette Perret  – Michel Vitrant

Invitée : Marie-Elisabeth Perricourt

Excusé : Jean-Paul Schlienger  

 

1 – Préambule

Nous ouvrons cette réunion par une pensée sincère en mémoire de Michel .Pesneau qui a fortement marqué la vie du Club par ses interventions toujours pertinentes et sa capacité à gérer « au cordeau » les comptes du club. Nous avons perdu un ami.

Nous accueillons Marie-Elisabeth Perricourt. Elle remplace Michel pour la gestion comptable du Club. Elle prendra le statut de « membre du Club » lors de notre prochaine Assemblée Générale qui se déroulera en mai 2017.  

Le décès de Michel Pesneau  a mis en évidence 2 problèmes :

  1. L’individualisation  excessive des tâches que tout à chacun nous effectuons au sein du Club.

  2. L’absence de documentation sur comment effectuer ces tâches, ce qui rend très difficile la reprise « au pied levé » de ces dernières par une autre personne.

C’est la raison pour laquelle nous avons décidé de créer des binômes pour chacune des tâches majeures liées au bon fonctionnement du Club. 

Voici l’organisation des binômes :

Domaine d’activité

Binôme

Domaine de responsabilité

Comptabilité

Marie-Elisabeth Perricourt

Jacques Sfiligoï

Gestion comptable du Club (tenue du « Grand Livre » et Bilan).

Déclaration des impôts sur les sociétés

Personnel employé par le Club

Michel Vitrant

Jean-Paul Schlienger

Gestion des chèques emploi associatif (Création des contrats de travail, déclaration des heures, édition des feuilles de paye et des attestations pôle emploi).

Rémunération des employés.

Cotisations piscine

Gestion de la salle et de son utilisation

Josette Perret

Catherine De La Roncière

Tenue de la liste des adhérents, suivi des cotisations, remise des chèques en banque.

Gestion de la location de la salle et du prêt de matériel.

Gestion commerciale de la salle et de son utilisation. Point de contact unique avec toutes personnes souhaitant louer la salle pour un évènement. (Particuliers, Syndics, entreprises, partenaires, Cie théâtrale, etc..).

Gestion de la propreté des locaux (*) et de la qualité du matériel.

Travaux

André Liberge

Michel Vitrant

Partage des contacts

Gestion des entreprises (devis, exécution et paiement des travaux).

Maintenance du site (petits travaux et maintenance annuelle du robot).

Communication

Jacques Sfiligoï

Michel Vitrant

Gestion des évènements (fêtes, pots, etc…).

Création et publication des affiches d’information

Gestion du blog

(*) Si nécessaire, avec le membre du Conseil Syndical en charge des relations avec la Sté de nettoyage de la copropriété.

IMPORTANT : Ceci implique que chacun documente par écrit ses activités et implique son partenaire dans les différentes tâches.

2 - Bilan de la saison piscine 2016 en termes de fréquentation, de commentaires, de suggestions, etc...

Satisfaction générale malgré un début de saison très maussade. Demandes pour une fermeture de la piscine à 20h en septembre et à 20h30 en mai. Certains souhaitent une ouverture de la piscine durant 17 semaines au lieu de 15 comme à ce jour. 6 parasols sont jugés suffisants. Le ping-pong et le badminton sont très appréciés. Il faudrait repeindre les cabines. Les bouleaux génèrent beaucoup de travail d’entretien. Les bosquets au-dessus des filtres doivent être taillés pour éviter d’avoir des feuilles dans les filtres. Il faut acheter un masque à oxygène pour enfants et améliorer la signalétique pour les toilettes. Il faudrait dans le règlement que les cheveux longs soient impérativement attachés afin d’éviter de les retrouver en surface de l’eau ce qui est désagréable et potentiellement dangereux pour les nageurs. Un rappel doit être fait afin d’interdire les piques niques le midi sur les plages (pb d’hygiène). Le gouter des enfants reste bien entendu toléré. Année après année, nous constatons que la gratuité pour les enfants de moins de 8 ans fait que de plus en plus de personnes, non résidant, viennent passer l’après-midi à la piscine avec de nombreux enfants (plus ou moins sous surveillance). Ceci peut potentiellement représenter un danger pour ces enfants et nuit à la tranquillité des résidants. Nous avons eu cette année 34 adhérents de moins qu’en 2015. Le temps maussade que nous avons subi en mai et juin a certainement fortement contribué à cette dégradation. Le nombre de carnets vendu est resté sensiblement le même qu’en 2015.

Nous avons constaté un très faible taux de participation des résidants à la « Fête de l’Île aux dames » : Faut-il la maintenir sous cette forme ?

Décisions du Conseil :

  • Ouverture plus tardive en mai et en septembre : Le Conseil étudie la proposition avec les employés de piscine.

  • Ouverture piscine durant 17 semaines au lieu de 15. Le Conseil ne souhaite pas augmenter le prix des cotisations et décide de rester à 15 semaines d’ouverture.

  • Le Conseil donne son accord pour repeindre les cabines, tailler les haies et les bosquets.

  • Le Conseil donne son accord pour acheter un masque à oxygène pour les enfants et améliorer la signalétique pour l’accès aux toilettes.

  • Un affichage à l’entrée de la piscine rappellera que les piques niques autour des bassins sont interdits.

  • Le règlement sera modifié pour demander que les cheveux longs soient  attachés.

  • Les règles de cotisations seront modifiées pour signifier que toute personne, de plus de 2 ans (*), résidante ou affiliée à un(e) résidant(e) (*) devra impérativement avoir une carte d’adhérent. Les tarifs restent identiques à ceux de 2016. Les personnes non résidantes de plus de 2 ans (*) devront impérativement donner un « ticket invité » par personne pour accéder à la piscine.

(*) Un enfant de moins de 2 ans est défini comme étant un nourrisson.

Pour la première fois dans l’histoire du Club, nous déplorons qu’une personne de la résidence ait payé, tardivement, sa cotisation avec un chèque tiré sur un compte clôturé.

3 - Point sur la reprise de la comptabilité par Marie-Elisabeth

Faute d’une documentation suffisante, Marie-Elisabeth doit remettre totalement à plat la comptabilité pour établir le bilan 2016. Tout sera prêt pour la fin d’année. 

Marie-Elisabeth et Jacques ont décidé de rechercher un logiciel de gestion pour des associations sur internet. Ce logiciel devrait remplacer la gestion manuelle actuelle dès 2017.

4 - Organisation d'une soirée théâtre par la Cie du Chat le 6 novembre au Club.

La Cie du chat se propose de préparer la salle le samedi 5 novembre (répétition le soir) afin de  présenter une pièce au public le dimanche 6 de 18h à 19h30. Catherine De La Roncière prend contact avec la Cie du Chat afin d’organiser cette soirée (contacter Michel Bonduelle, la mairie pour le matériel (*), Study pour libérer la salle, etc…).

(*) Jean-Paul Schlienger doit donner à Catherine le nom d’un contact à la mairie.

5 – Utilisation de la salle (Bilan et prévisions)

    • Dimanche 6 novembre – Soirée théâtre avec la Cie du Chat.

    • 18 janvier une Assemblée Générale pour une résidence voisine.

    • Samedi 21 janvier – Pot de l’amitié

    • 6 - Liste des travaux à prévoir durant la fermeture de la piscine. 

    • Carrelage des plages

    • Enlever l’herbe qui pousse sur les plages

    • Tailler les haies le long de la piscine et derrière les filtres

    • Refaire la chape de béton sous l’escalier menant à la salle des MNS et à la salle du Club.

    • Maintenance robot

    • Repeindre les filtres

    • Etc…

      Date du prochain Conseil d'Administration le 19/01/2017 à 17h30. 

Assemblée Générale du 21 mai 2016

 CLUB DE L'ILE AUX DAMES                                       Le Pecq, le 21 mai 2016

 Compte rendu de l’Assemblée Générale annuelle du Club de l’Ile aux Dames qui s’est  tenue le samedi 21 mai 2016 à 11h dans la salle du Club. Bd. Folke Bernadotte 78230 Le Pecq.

 Ordre du jour :

  1. Rapport moral et compte rendu des activités 2015

  2. Examen et approbation des comptes 2015

  3. Examen et approbation du budget 2016

  4. Renouvellement partiel du Conseil d'Administration

  5. Travaux effectués durant l’intersaison

  6. Animations (Théâtre, fête de l’ile aux dames, pot de clôture)

    Ce compte-rendu est conforme à la réalité  de ce qui  a été présenté et dit au cours de la réunion.

    Le Président                          Le rapporteur                                            

    Michel Vitrant                       Jacques Sfiligoï

Personnes présentes ou représentées :

Mesdames et Messieurs

Boyer, Schlutz, Liberge, Vitrant, Fallouey, De Monmarin, Levasseur, Brousseau, Balouet, Cugier, Du Roscdä, Zahn, Sfiligoï, De La Roncière, Barbotun, Leurent, Magnac, Perret, Allanche, Verrecchia, Duverger, Brulé, Schlienger, Seven- Doussot,

 1 - Rapport moral et compte rendu des activités 2015

Le Club de l’Île aux Dames est une association dite « loi 1901 » qui a été fondée en 1971. Il a pour but de promouvoir les sports ainsi que les activités de loisirs et culturelles, notamment la natation, la danse et l’éducation physique.A ce titre, il permet aux adhérents qui le peuvent, de bénéficier d’un remboursement partiel ou total des activités pratiquées au Club auprès des comités d’entreprise sur présentation de factures émises sur demande par Madame Josette Perret. 

Depuis cette année, le Club assure aussi l’animation des espaces de jeux et a, à ce titre, réhabilité en coopération avec le Conseil Syndical, les trois espaces de jeux du domaine.

 Toutes les informations concernant le Club sont dans le blog à l’adresse www.resileauxdames.fr rubrique « Le Club ».  

 Les points saillants depuis notre dernière Assemblée Générales sont :

  • Aucun incident de personne à déplorer.  Question posée au sujet des assurances : le Club est régulièrement assuré pour ses activités  (auprès de la MAIF ?)
  • Augmentation des cotisations piscine (210,5 équivalant taux plein versus 194 en 2012) (1)
  • Augmentation des entrées journalières (128 carnets) due à un taux d’ensoleillement important (2)
  • Bonne qualité de l’eau selon les analyses effectuées par l’Agence Régionale de la Santé
  • Présence sans faille des maîtres-nageurs
  • Travaux de rénovation des filtres et des plages
  • Remplacement d’une vanne et d’une pompe

 (1) Rappel de quelques règles concernant  les cartes d’adhérent (abonnement saisonnier):

Les parents, grands-parents, enfants et petits-enfants peuvent bénéficier d’une carte adhérent (cotisation non-résident) au même titre qu’un résident sans obligation pour ce dernier de devoir souscrire une cotisation résident.

 (2) Rappel de quelques règles concernant  l’utilisation des tickets invités (entrées journalières) :

  • Il ne peut être vendu qu’aux résidents ayant acquitté leur cotisation pour l’année en cours
  • Les résidents de l'île aux Dames ne peuvent pas accéder à la piscine avec un ticket
  • Les personnes occupant les sous-sols ne sont pas considérés comme résidents de l’Île aux dames

A ce propos ont été évoqués les statuts de l’association sur  la qualification de membre ou d’adhérent. Il y a peut-être une source de confusion quant aux termes utilisés entre les statuts du Club et le règlement auquel il faudra réfléchir

  • Les carnets sont vendus par les employé(e) du Club et restent valables sans limitation de date
  • Un ticket invité donne droit à un accès multiple à la piscine pour la journée
  • Un invité ne peut en aucun cas inviter à son tour
  • Le résident invitant engage sa responsabilité quant au respect du règlement du Club par son invité. C’est la raison pour laquelle, le nom de l’invitant et de l’invité doivent figurer sur le ticket
  • Un carnet ou un ticket peut être acheté par un résident pour le compte d’un non résident à condition que son nom figure bien sur chaque ticket dans la rubrique « Membre invitant »

Nouveauté en 2016

  • Nous allons tester la mise à disposition de 6 parasols pour les baigneurs. Ces parasols seront  disponibles contre dépôt auprès des Maîtres-nageurs d’un ticket-« invité » qui sera  rendu après la restitution du parasol à l’emplacement prévu à cet effet.

2 - Présentation et approbation des comptes pour l’année 2015

 

Analyse des écarts entre le budget et les réalisations. Les chiffres entre parenthèses correspopndent aux chiffres situés dans des carrés bleus sur le tableau ci-dessus. Vous pouvez agrandir ce tableau en cliquant avec la touche gauche de votre souris sur le tableau.  

 (1) Résultat de l'exercice : + 2719 € pour une prévision de + 3250 au budget

 En fait le résultat de la saison se monte à 3538 € mais on en a profité pour passer en charges sur exercice antérieur le solde du compte consignes UNIVAR (847 €)  (2) irrécupérable.

 (3) Recettes : + 2986 € par rapport au budget,

 (4) Cotisations Club : Conformité par rapport au budget (3 cabines louées)

 (4) Cotisations piscine : + 840 €: On retrouve le niveau de 2011 (210,5 équivalant taux plein pour 200 budgétées) après une chute ces trois dernières années (194 en 2012)

 (4) Entrées journalières : + 1320 €: Résultat évidemment dû à un été particulièrement favorable : avec 128 carnets (108 au budget) 

 (4) Participation aux frais : + 645 €: Locations supérieures aux prévisions pour la mise à disposition de la salle pour des manifestations privées et pour des assemblées générales (fidélité du cabinet Lacour).  On relève deux "clients" dorénavant réguliers : l'entreprise Mégane système (2 fois par ans) et un professeur de Yoga.

 (4) Recettes diverses : + 181 €

    1. 100 € d'excédent de recette lors de la soirée théâtre

    2. 81 € de location de petit matériel

      Intérêts reçus : - 72 € 

  (5) Dépenses : + 2598 € pour la saison soit  + 3445 € après déduction des charges sur exercice antérieur

 Eau : + 348 €: Au moins en partie imputable à la fréquentation estivale

Electricité : + 611 €; Au moins en partie imputable à la fréquentation estivale

 Achats de produits chimiques : + 461: Au moins en partie imputable à la fréquentation estivale

 Achat de prestations : + 358 €: Sous-estimation au budget. Il s'agit de l'entretien de la salle et des analyses de l'eau de la piscine.

 Achats de matériel : - 304 €: Sur estimation au budget

 Achats pour  manifestations : - 33  €: Achats pour pots et manifestations diverses organisées par le Club

 Achats divers : + 661 €: Notamment achat de filtres pour le robot et de carnets de tickets

 Entretien – réparations : + 2632 €

  •  Robot : 1630 €
  •  Pompe de reprise : 2642 €

 Travaux : - 600 € : Pas de dépenses engagées

  Aménagement -décoration : + 128 €: (0 au budget) Aire de jeux

  Frais postaux : - 22 €

 Prime d'assurance : p.m. (+ 2 €)

 Impôts et taxes : p.m. (0,3 €)

 Frais de personnel  (salaires et charges sociales) : - 1646 €: Au total écart favorable résultant en partie des différences de salaire entre les différents intervenants.

 Ces comptes sont adoptés à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.  

 3 – Présentation et approbation du budget pour l’année 2016

 Le contexte 2016 est inchangé par rapport à 2015 : même durée d'ouverture de la piscine, salaires des maîtres-nageurs, cotisations et tarifs divers identiques. On reconduit donc le budget 2015 sous réserve de quelques modifications dans les dépenses pour tenir compte des résultats 2015. Il en résulte un résultat positif de 2 280 € (intérêts compris)

 Recettes : 69 750 € (hors intérêts)  Identique à 2015

 Cotisations Club : 750 €: 3 cabines 

Cotisations piscine : 16 000 €: 200 cotisations équivalent taux plein

 Entrées journalières : 7 000 €: Environ 108 carnets.

 Participation aux frais : 7 500 €

 Recettes diverses nettes : p.m.

  Intérêts reçus : 30 €

Dépenses : 67 500 €

 Eau : 800 €  Pour mémoire : budget 2015 : 600 € ; réalisations : 948 €

 Electricité : 3000 €   Pour mémoire : budget 2015 : 2900 € ; réalisations : 3511 €

 Achats de produits chimiques : 7000 €  Pour mémoire : budget 2015 : 7000 € ; réalisations : 7461 €

 Achat de prestations : 5200 €  Pour mémoire : budget 2015 : 5000 € ; réalisations : 5358 €

 Achats de matériel : 800 €  Pour mémoire : budget 2015 : 800 € ; réalisations : 496 €

 Achats pour  manifestations : 500  € Pour mémoire : budget 2015 : 500 € ; réalisations : 467 €

 Achats divers : 1000 €  Pour mémoire : budget 2015 : 1000 € ; réalisations : 1661 €

 Entretien – réparations : 4000 €  Pour mémoire : budget 2015 : 2000 € ; réalisations : 4632 €

 Travaux : 600 €  Pour mémoire : budget 2015 : 600 € ; réalisations : 0

 Aménagement -décoration : 0

 Frais postaux : 350 €

 Prime d'assurance : 1110 €

 Impôts et taxes : 140 €

 (6) Frais de personnel  (salaires et charges sociales) : 43000 €  Pour mémoire : budget 2015 : 44600 € ; réalisations : 42954 €

 Bilan: Les réserves du Club qui étaient de 17 217 € au 1er janvier 2015 sont de 19 936 € au 1er janvier 2016

 Budget  2016 adopté à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24. 

 4 - Renouvellement partiel du Conseil d'Administration

 Rappel : L’Association est administrée par un conseil composé de six membres, élus pour trois ans par l’assemblée générale. Le renouvellement du conseil a lieu par tiers tous les ans. Les membres sortants sont rééligibles. Le conseil choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé des présidents, vice-président, secrétaire général et trésorier. Le bureau est élu pour un an. 

Après vote Messieurs Schlienger et Vitrant sont  reconduits pour 3 ans et l’assemblée accepte  un membre supplémentaire: Madame De La Roncière  qui intègre le Conseil d’Administration du Club.

 La composition du Conseil d’Administration du Club en 2016 est la suivante :

  •  Vitrant Michel: Président du Club – Gestion du personnel  
  • Liberge André: Gestion des travaux et des sous-traitants

  • Perret Josette et Catherine de La Roncière: Gestion commerciale et administrative (Gestion de la salle, des adhésions, des tickets invités,etc..)

  • Pesneau Michel: Trésorier

  • Schlienger Jean-Paul: Président de la copropriété. Garant des intérêts de la copropriété

  • Sfiligoï Jacques: Chargé de la communication et des animations

Résolution adoptée à l’unanimité des voix des membres du club présents et représentés conformément à l’article 24.

  5 - Travaux effectués durant l’intersaison

  •  La rénovation des plages
  •  La maintenance de l’alimentation en eau du pédiluve
  •  Elagage des épineux proches des plages représentant un danger potentiel pour les baigneurs et notamment pour les enfants.

 

 6 - Animations (Théâtre, fête de l’ile aux dames, pot de clôture)

 Comme chaque année, vous pourrez participer sur le blog à un jeu vous permettant de gagner des tickets invités.

 La fête de l’Île aux dames (Auberge Espagnole) aura lieu le dimanche 3 juillet à midi et le pot de clôture le dimanche  11 septembre au soir.